Số lượt xem: 228
Gửi lúc 09:31' 19/05/2010
Kết hợp Microsoft Office với Google Docs
Microsoft Office (từ đây sẽ gọi là Office) 2010 sắp ra mắt, bạn đang băn khoăn liệu có nên mua một bản hay chuyển sang dùng Google Docs, vừa miễn phí lại có thể truy cập được ở mọi nơi? Vậy đã bao giờ bạn nghĩ đến việc kết hợp cả hai bộ ứng dụng ấy lại với nhau chưa? Bài viết sau sẽ giúp bạn sử dụng tốt những tính năng ưu việt của Office cùng với sự tiện lợi do "đám mây" Google Docs mang lại.
Khi nào thì nên dùng Google Docs hoặc Office?
Google Docs
Tính năng mạnh nhất của Google Docs là tạo ra các tài liệu với khả năng chỉnh sửa thời gian thực cho nhiều người dùng tại cùng một thời điểm. Do Google Docs có thể theo dõi từng file, bạn có thể thấy chính xác những gì đã bị thay đổi, hoặc đổi ngược lại phiên bản cũ hơn của file đó.
Vấn đề lớn nhất với Google Docs đó là bạn luôn cần Internet để truy cập. Ngoài ra, Google Docs không hỗ trợ nhiều tính năng chỉnh sửa và công thức nâng cao như chưa hỗ trợ toàn diện cho tất cả định dạng của Office và không cho phép upload những file Office lớn, đặc biệt là những file thuyết trình nhiều hình ảnh.
Microsoft Office
Lý do lớn nhất mà bạn dùng Microsoft Office đó là sự hỗ trợ tối đa cho công việc văn phòng không cần kết nối mạng. Bạn có khả năng truy cập tới tất cả những chức năng mà Office hỗ trợ, làm việc với file dung lượng lớn. Vấn đề ở đây là sự thiếu hụt về chức năng làm việc nhóm nếu bạn không dùng một máy chủ SharePoint. Phiên bản Office Web vẫn còn phải cải thiện nhiều mới bắt kịp Google Docs.
Giải pháp:
1. Sử dụng Google Docs và Microsoft Office cho mục đích khác nhau
Giải pháp đơn giản nhất hiện nay là dùng Office để tạo những file dùng chủ yếu khi ngoại tuyến, và dùng Google Docs để chia sẻ và chỉnh sửa những file cần sự phối hợp trong quá trình làm việc. Chẳng hạn, bạn cần một bảng tính theo dõi yêu cầu của khác hàng, Google Docs là lựa chọn tuyệt vời để theo dõi trực tuyến. Ngược lại, nếu bạn làm việc trên tài liệu chuyên biệt, bạn có thể dùng Office để tạo, chỉnh sửa và chia sẻ khi bạn hoàn tất.
2. Dùng OffiSync để chỉnh sửa file Google Docs trên Microsoft Office
Nếu bạn muốn dùng Google Docs để chia sẻ nhưng cần khả năng chỉnh sửa nâng cao cảu Office, bạn có thể dùng plug-in OfficeSync để mở và lưu tài liệu trực tiếp lên Google Docs. Bạn còn có thể đặt quyền truy cập, chuyển đổi giữa Office và Google Docs trong giây lát, chia sẻ tài liệu với mọi người. Trong tương lai gần, Google sẽ cung cấp plug-in riêng của họ (Docverse) với chức năng tương tự.
Vấn đề duy nhất gặp phải khi dùng OffiSync đó là bạn cần phải có kết nối mạng để có thể mở tài liệu. Giải pháp tiện lợi nhất là mở sẵn tài liệu tại một khu vực có Internet, lưu vào máy và bạn có thể yên tâm ngắt kết nối.
Phiên bản miễn phí của OffiSync có một vài hạn chế như bạn không thể truy cập vào tài liệu trong các thư mục Google Sites, truy cập file với định dạng gốc,… Với 12 USD một năm hoặc 30 USD dùng không giới hạn, OffiSync không phải là quá đắt.
Chia sẻ file ở định dạng gốc
Bất cứ khi nào bạn upload một file lên Google Docs, file đó sẽ được chuyển sạng định dạng của Google, và khi bạn download file đó về máy, định dạng sẽ được chuyển về ban đầu. Đôi khi, định dạng bị sai hoặc thiếu sót trong quá trình chuyển đổi. Nếu bạn muốn chia sẻ với độ an toàn tuyệt đối, bạn có thể tự upload file lên Google Docs, sau đó bỏ chọn ô "Convert documents, presentations, and spreadsheets".
Nhược điểm của phương pháp này đó là bạn không thể chỉnh sửa những tài liệu nguyên gốc. Mọi người phải upload lại nếu họ đã thay đổi nội dung của chúng. Chẳng mấy chốc, bạn sẽ đạt đến giới hạn 1GB của tài khoản Google miễn phí.
3. Tải file lên Google Docs từ Explorer
Bạn có thể dùng phần mềm DocList Uploader để tải hàng loạt file lên Google Docs thay vì tự tay upload từ file một. Chỉ đơn giản là chạy ứng dụng, đăng nhập vào tài khoảng Google của bạn là bạn đã có thể upload file bằng cách kéo-thả. Bạn cũng có thể tải nhiều file từ Google Docs về máy tính với cách tương tự.
4. Đồng bộ Outlook với Google Calendar và Gmail
Trong bài viết này, chúng ta chủ yếu tập trung vào google Docs, nhưng cũng không thể nhắc đến việc đồng bộ Outlook với các ứng dụng của Google. Bạn có thể cài đặt Outlook dùng chế độ IMAP hoặc POP3 để có thể tương thích tối đa với Gmail và Google Calendar. Bạn cũng có thể dùng ứng dụng Google Calendar Sync để đồng bộ lịch giữa hai dịch vụ nếu ngại cài đặt các thông số.
5. Dùng các add-on của Google Apps
Google Apps Marketplace cung cấp cho bạn nhiều ứng dụng để dùng với tên miền Google Apps của bạn, do đó, bạn có thể nhanh chóng thêm vào những tùy chọn làm việc chung, chẳng hạn như ứng dụng GQueues, một ứng dụng quản lí công việc tích hợp tối đa cho Google Calendar vá Google Apps. Với ứng dụng Gbridge, bạn có thể cài đặt VPN để chia sẻ file từ xa, Manymoon cung cấp chức năng tương tự như lại miễn phí.
Hi vọng với những mẹo vặt trên, việc chia sẻ và biên tập tài liệu trực tuyến của bạn sẽ trở nên dễ dàng hơn.
Xem tiếp
Khi nào thì nên dùng Google Docs hoặc Office?
Google Docs
Tính năng mạnh nhất của Google Docs là tạo ra các tài liệu với khả năng chỉnh sửa thời gian thực cho nhiều người dùng tại cùng một thời điểm. Do Google Docs có thể theo dõi từng file, bạn có thể thấy chính xác những gì đã bị thay đổi, hoặc đổi ngược lại phiên bản cũ hơn của file đó.
Vấn đề lớn nhất với Google Docs đó là bạn luôn cần Internet để truy cập. Ngoài ra, Google Docs không hỗ trợ nhiều tính năng chỉnh sửa và công thức nâng cao như chưa hỗ trợ toàn diện cho tất cả định dạng của Office và không cho phép upload những file Office lớn, đặc biệt là những file thuyết trình nhiều hình ảnh.
Microsoft Office
Lý do lớn nhất mà bạn dùng Microsoft Office đó là sự hỗ trợ tối đa cho công việc văn phòng không cần kết nối mạng. Bạn có khả năng truy cập tới tất cả những chức năng mà Office hỗ trợ, làm việc với file dung lượng lớn. Vấn đề ở đây là sự thiếu hụt về chức năng làm việc nhóm nếu bạn không dùng một máy chủ SharePoint. Phiên bản Office Web vẫn còn phải cải thiện nhiều mới bắt kịp Google Docs.
Giải pháp:
1. Sử dụng Google Docs và Microsoft Office cho mục đích khác nhau
Giải pháp đơn giản nhất hiện nay là dùng Office để tạo những file dùng chủ yếu khi ngoại tuyến, và dùng Google Docs để chia sẻ và chỉnh sửa những file cần sự phối hợp trong quá trình làm việc. Chẳng hạn, bạn cần một bảng tính theo dõi yêu cầu của khác hàng, Google Docs là lựa chọn tuyệt vời để theo dõi trực tuyến. Ngược lại, nếu bạn làm việc trên tài liệu chuyên biệt, bạn có thể dùng Office để tạo, chỉnh sửa và chia sẻ khi bạn hoàn tất.
2. Dùng OffiSync để chỉnh sửa file Google Docs trên Microsoft Office
Nếu bạn muốn dùng Google Docs để chia sẻ nhưng cần khả năng chỉnh sửa nâng cao cảu Office, bạn có thể dùng plug-in OfficeSync để mở và lưu tài liệu trực tiếp lên Google Docs. Bạn còn có thể đặt quyền truy cập, chuyển đổi giữa Office và Google Docs trong giây lát, chia sẻ tài liệu với mọi người. Trong tương lai gần, Google sẽ cung cấp plug-in riêng của họ (Docverse) với chức năng tương tự.
Vấn đề duy nhất gặp phải khi dùng OffiSync đó là bạn cần phải có kết nối mạng để có thể mở tài liệu. Giải pháp tiện lợi nhất là mở sẵn tài liệu tại một khu vực có Internet, lưu vào máy và bạn có thể yên tâm ngắt kết nối.
Phiên bản miễn phí của OffiSync có một vài hạn chế như bạn không thể truy cập vào tài liệu trong các thư mục Google Sites, truy cập file với định dạng gốc,… Với 12 USD một năm hoặc 30 USD dùng không giới hạn, OffiSync không phải là quá đắt.
Chia sẻ file ở định dạng gốc
Bất cứ khi nào bạn upload một file lên Google Docs, file đó sẽ được chuyển sạng định dạng của Google, và khi bạn download file đó về máy, định dạng sẽ được chuyển về ban đầu. Đôi khi, định dạng bị sai hoặc thiếu sót trong quá trình chuyển đổi. Nếu bạn muốn chia sẻ với độ an toàn tuyệt đối, bạn có thể tự upload file lên Google Docs, sau đó bỏ chọn ô "Convert documents, presentations, and spreadsheets".
Nhược điểm của phương pháp này đó là bạn không thể chỉnh sửa những tài liệu nguyên gốc. Mọi người phải upload lại nếu họ đã thay đổi nội dung của chúng. Chẳng mấy chốc, bạn sẽ đạt đến giới hạn 1GB của tài khoản Google miễn phí.
3. Tải file lên Google Docs từ Explorer
Bạn có thể dùng phần mềm DocList Uploader để tải hàng loạt file lên Google Docs thay vì tự tay upload từ file một. Chỉ đơn giản là chạy ứng dụng, đăng nhập vào tài khoảng Google của bạn là bạn đã có thể upload file bằng cách kéo-thả. Bạn cũng có thể tải nhiều file từ Google Docs về máy tính với cách tương tự.
4. Đồng bộ Outlook với Google Calendar và Gmail
Trong bài viết này, chúng ta chủ yếu tập trung vào google Docs, nhưng cũng không thể nhắc đến việc đồng bộ Outlook với các ứng dụng của Google. Bạn có thể cài đặt Outlook dùng chế độ IMAP hoặc POP3 để có thể tương thích tối đa với Gmail và Google Calendar. Bạn cũng có thể dùng ứng dụng Google Calendar Sync để đồng bộ lịch giữa hai dịch vụ nếu ngại cài đặt các thông số.
5. Dùng các add-on của Google Apps
Google Apps Marketplace cung cấp cho bạn nhiều ứng dụng để dùng với tên miền Google Apps của bạn, do đó, bạn có thể nhanh chóng thêm vào những tùy chọn làm việc chung, chẳng hạn như ứng dụng GQueues, một ứng dụng quản lí công việc tích hợp tối đa cho Google Calendar vá Google Apps. Với ứng dụng Gbridge, bạn có thể cài đặt VPN để chia sẻ file từ xa, Manymoon cung cấp chức năng tương tự như lại miễn phí.
Hi vọng với những mẹo vặt trên, việc chia sẻ và biên tập tài liệu trực tuyến của bạn sẽ trở nên dễ dàng hơn.
Xem tiếp
Nguồn tin: thongtincongnghe.vn
Bản gốc: Thiết kế website - Kết hợp Microsoft Office với Google Docs
Không có nhận xét nào:
Đăng nhận xét